Comunidades Educativas con Google Apps

Google Apps es un servicio web 2.0 ofrecido por Google a los usuarios registrados con cuenta de Gmail (http://www.gmail.com). Se puede utilizar para desarrollar una comunidad de usuarios que utilizan de forma colaborativa sus distintas aplicaciones web: Gmail, Google Calendar, Talk, Docs, Sites, etc.Las aplicaciones que proporciona Google Apps son de dos tipos: comunicación (Gmail, Talk, Reader y Calendar) y de colaboración/publicación (Docs y Sites)

¿Por qué Google Apps?

En el entorno educativo es frecuente encontrarse con la necesidad de un soporte informático a una experiencia de aprendizaje o de enseñanza con el alumnado, de un proyecto de investigación, grupo de trabajo, seminario, etc.  El denominador común de cualquiera de estas iniciativas será por un lado la creación y publicación compartida de documentos de texto, presentaciones y hojas de cálculo y por otra la comunicación en tiempo real (mensajería instantánea) o diferido (emails). En este contexto Google Apps puede ser un excelente recurso para crear y desarrollar una comunidad de enseñanza y aprendizaje.

Google Apps ofrece una serie de ventajas en el trabajo colaborativo:

  1. Sin guardar nada en el ordenador propio. El usuario puede acceder desde cualquier equipo y no necesita guardar nada en su ordenador. Si éste se estropea no pasa nada aunque no haya realizado copias de seguridad.
  2. Sistema de versiones de los documentos. Si algún día se elimina un documento de forma accidental, la plataforma siempre guardar todas las versiones anteriores.
  3. Compartir documentos por URL. No se requiere enviar un pesado email a nadie con el documento. Basta un email con la URL al mismo.
  4. Actualización de software. No es necesario actualizar el software de creación de documentos cada dos o tres años.
  5. Reinstalación del ordenador. No se precisa la reinstalación de software porque basta con un navegador web.
  6. Gratuito. En el entorno educativo es gratuito.
  7. Exportación. Permite la exportación de los documentos a formatos multiplataforma como PDF que pueden ser guardados en local y enviados a otros usuarios.
  8. Fácil. Los documentos elaborados tienen una estructura sencilla en concordancia en múltiples ocasiones con los objetivos propiamente educativos.
  9. Distintos idiomas. No se producen problemas con los idiomas ni con símbolos extraños ni con la importación de documentos de Internet u otros programas.
  10. Descarga en local. Es posible guardar el documento en el ordenador para su posterior consulta si algún día está previsto no conectarse en Internet.

Aplicaciones Google

Gmail. Servicio de correo electrónico.
http://mail.google.com

  • 7 Gb de espacio de almacenamiento y en alza.
  • Sistema de correo web muy potente: búsqueda integrada de mensajes, lista de contactos, organización en carpetas, reglas de mensajes, etc.
  • Accesible desde cualquier navegador: IExplorer, Firefox, Safari, Mozilla, etc.
  • Protección antivirus y antispam.
  • Configuración POP: se pueden descargar los mensajes en un cliente de correo electrónico como Outlook, Thunderbird, Eudora o similar.
  • Garantía de alta disponibilidad: 99%

Google Talks. Servicio de mensajería instantánea.
http://www.google.com/talk/intl/es/

  • Permite conversaciones de voz utilizando el programa Google Talk o bien un cliente compatible con este protocolo como Pidgin. Si un contacto no está conectado se le puede dejar un mensaje de voz.
  • Transferencias de archivos en tiempo real.
  • Lista de contactos integrada.
  • Acceso vía web al subsistema de envío de mensajes de texto en tiempo real.
  • Integración en Gmail que permite desde ésta saber quien está online y enviarle un mensaje en tiempo real desde el navegador del correo electrónico.
  • Las conversaciones se pueden guardar en un archivo.

Google Calendar. Servicio de agenda-calendario individual y colectivo.
http://www.google.com/calendar/

  • Permite anotar los eventos en la agenda y enviar invitaciones a otras personas o programar recordatorios en ventana emergente o por email.
  • Interfaz intuitivo e interactivo con funciones de arrastrar y soltar.
  • Lista de contactos integrada.
  • Incorpora la posibilidad de reservar espacios para reuniones.
  • Control de quien puede o no puede ver o editar tu calendario.
  • Accesible desde cualquier navegador web: IExplorer, Firefox o Safari.

Google Docs. Servicio para crear y compartir documentos.
http://docs.google.com
Google Docs permite crear documentos de texto, presentaciones y hojas de cálculo mediante un editor que se utiliza a través del navegador web. Esto facilita la edición de un documento online entre varias personas simultáneamente desde sus respectivos navegadores.

Es posible importar y exportar archivos en Google Docs de una forma muy sencilla. Para utilizar un archivo guardado en el equipo basta con subirlo (importarlo) y continuar allí donde se había dejado. Para trabajar con documentos sin conexión o distribuirlos como adjuntos, se puede exportar una copia al equipo en el formato que más se adapte a tus necesidades.

Para utilizar Google Docs sólo se necesita una conexión a Internet y un navegador estándar.

Las características más destacadas de Google Docs son:

  • Creación de nuevos documentos o importación de documentos locales que es posible continuar editándolos desde cualquier equipo conectado a Internet.
  • Colaboración en tiempo real: se puede trabajar sobre un documento e invitar a otros usuarios para editarlo simultáneamente aunque se encuentren en distintas ubicaciones.
  • Historial de revisiones: se guarda una lista de revisiones para poder comprobar lo que añadió o eliminó cada uno y cuando lo hizo.
  • Herramientas de búsqueda: permite buscar los documentos utilizando un motor de búsqueda muy eficaz.
  • Seguridad y privacidad: el propietario o creador del documento elige quién puede ver o editar su documento.
  • Multiplataforma: se puede acceder a Google Docs desde cualquier navegador web.

Google Sites. Servicio para crear un sitio web.
http://sites.google.com
Google Sites es una aplicación online que permite crear un sitio web de forma sencilla y colaborativa. Es una excelente alternativa para crear la web del centro. Los usuarios pueden reunir en un único lugar y de una forma rápida información variada, incluidos vídeos, calendarios, presentaciones, archivos adjuntos y texto.

Las características más destacadas de Google Sites son:

  • Personalización del estilo gráfico del sitio dotando a todas las páginas de una apariencia similar y acorde con el grupo o proyecto.
  • Crear una nueva página con un simple clic de botón.
  • En el diseño de una página se pueden utilizar variados tipos de plantillas: web, anuncios, archivador, etc.
  • Centralizar información compartida: se pueden subir archivos adjuntos y se puede incrustar contenido multimedia (vídeos, documentos de Google Docs, presentaciones de Picassa, gadgets de iGoogle, etc) en las páginas web.
  • Administración de los permisos de edición y publicación del sitio.
  • Incorporación del motor de búsqueda de Google a los contenidos del sitio.

Esta suite se complementa con otras interesantes aplicaciones como Google Reader (organiza las suscripciones RSS), Google Photos (albumes web con Picassa), Google Maps (Mapas para geolocalización de fotos), Google Grupos (foros de debate e intercambio de archivos), etc.

Comunidades educativas con Google Apps

Google Apps ofrece a los centros educativos la posibilidad de crear una comunidad de usuarios y  utilizar en ella sus aplicaciones en línea: Gmail, Calendar, Talk, Docs, Sites, etc.

Este servicio es gratuito para colegios, institutos y universidades. Para su activación es necesario justificar por email a Google que la entidad es realmente un centro educativo sin ánimo de lucro. En la dirección: http://www.google.com/a/?hl=es se ofrece información de cómo crear y gestionar una comunidad educativa.

El administrador de la comunidad dispondrá hasta de 350 cuentas para distribuir entre alumnado y profesorado del centro aunque si fuera necesario se pueden solicitar más.

Se aconseja disponer de dominio propio, por ejemplo micentro.com, para configurar esta comunidad con una página de inicio propia donde es posible decidir los gadgets o widgets que se mostrarán. Servirá además de puerta de entrada autentificada de los usuarios de la comunidad educativa a las aplicaciones de Google Apps. Las cuentas de correo electrónico de los usuarios tendrán todas las características del correo GMail (incluída su capacidad de almacenamiento) pero su dirección tendrá el formato:
<usuario_centro>@micentro.com

Ejemplo de comunidad educativa: Campus del CP Evaristo Valle
http://campus.cpevaristovalle.com

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3 Respuestas

  1. Juanmi dice:

    Excelente post. Clarísimo y completo. ¡Gracias!

  2. Jesús dice:

    En mi centro utilizamos este mismo sistema para el correo interno de los profesores. Como es obvio, es el administrador el que da de alta las cuentas del nuevo profesorado y las bajas del que no continua. Pero es ahora cuando me surge la siguiente duda: ¿El administrador también puede tener acceso al contenido de los correos electrónicos que recibe o envía el profesorado? ¿O saber por ejemplo a quiénes se les envían correos, de quiénes se reciben o qué número de mensajes se han recibido o mandado? Si esto fuese así, iría claramente contra el derecho a la privacidad del usuario de esa cuenta, ¿no?

  3. admin dice:

    El administrador de una comunidad educativa de GApps en principio NO puede acceder a leer los mensajes de los usuarios. Tiene información sobre el % de cuota ocupado en el webmail de ese usuario y la fecha/hora de su último acceso a la comunidad. También puede eliminar o bloquear el acceso del mismo, cambiar su contraseña, etc. Dicho esto comentar que obviamente el administrador tiene que conocer el nombre y contraseña de cada usuario porque ha tenido que introducirlos al crear la cuenta. Si dispone de estos datos podría utilizarlos para entrar en su nombre. Sin embargo el administrador puede “curarse en salud” y marcar la opción de forzar el cambio de contraseña por el usuario la primera vez que éste último acceda. De esta forma a partir de esa primera entrada el usuario tendrá la garantía de que nadie nada más que él conoce esa contraseña y por tanto acceder al sistema. Desde el interfaz del administrador se puede cambiar la contraseña (para gestionar los olvidos por parte del usuario) pero nunca se tiene acceso a ella en plano.

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